Frost Eiendom AS – Personvernerklæring
Når du blir kunde hos Frost Eiendom AS ber vi deg oppgi enkelte personopplysninger. Denne informasjonen trenger vi for å kunne tilby deg leieavtale. Videre vil det være nødvendig å behandle dine personopplysninger når du er leietaker hos oss, eller når du har vært leietaker hos oss. Dette gjør vi for å kunne oppfylle de avtaler vi har inngått med deg, for å overholde de lovkrav som gjelder for oss, og for å kunne gi deg som vår leietaker en effektiv og god service. Vi tar alle nødvendige forholdsregler for å beskytte dine personopplysninger i samsvar med gjeldende lovgivning.
Nedenfor finner du mer informasjon om hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene som vi gjør.
Hvorfor behandler vi dine personopplysninger og hvilke personopplysninger behandler vi?
Vi registrerer personopplysninger for å kunne levere den tjenesten som du forventer av oss. Videre behandler vi opplysninger om deg for å kunne oppfylle de lovkrav vi er pålagt.
Dette betyr at vi behandler dine personopplysninger når:
• Du har inngått eller vurderer å inngå en avtale med oss
• Du har gitt oss tillatelse til å bruke dine personopplysninger til et bestemt formål
• Vi har en rettslig plikt til å behandle dine personopplysninger
Typiske personopplysninger om deg som innhentes og behandles av oss er:
• Grunnleggende personopplysninger, for eksempel navn, adresse og personnummer
• Informasjon om utdanning eller yrke
• Informasjon om din familie eller husstand
• Kontonummer
• Finansiell informasjon der det er gitt samtykke til dette, for eksempel kredittvurdering
• ID-dokumentasjon, for eksempel kopi av pass, førerkort eller annet ID-kort
Sensitive personopplysninger:
Vi behandler kun sensitive personopplysninger, slik som helseopplysninger, når det har betydning for ditt leieforhold hos oss og etter at du har gitt ditt samtykke til det.
Frost personvernopplysninger.indd
Når og hvordan behandler vi dine personopplysninger?
Vi behandler personopplysninger i forbindelse med følgende aktiviteter:
• Kundeservice og administrasjon
• Utsending av relevant markedsføringsmateriale
• Utvikling av våre tjenester og virksomhet
• Identifikasjon og bestilling av depositumkonto
• Oppfylle lovbestemte krav
Vi behandler dine opplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle det formål som dine opplysninger er samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er avsluttet og alle plikter som følger avtaleforholdet er oppfylt.
I enkelte tilfeller vil vi være rettslig forpliktet til å lagre dokumenter som inneholder personopplysninger også etter at leieforholdet er avsluttet. Dersom du har spørsmål om dette kan du ta kontakt med oss for utfyllende informasjon.
Hvor får vi opplysningene fra?
Vi får de fleste opplysninger fra deg eller ved å observere dine handlinger, for eksempel når:
• Du fyller ut forespørsler eller andre skjemaer i forbindelse med søknader, henvendelser, feilmeldinger etc.
• Du sender inn bestemte dokumenter til oss
• Du ringer oss (vi vil i så fall informere deg dersom telefonsamtalen tas opp)
• Du bruker vår nettside, vår mobilapp, produkter og tjenester
• Du deltar i kundeundersøkelser eller kampanjer som vi har organisert
Får andre tilgang til dine personopplysninger?
Registrerte personopplysninger behandles konfidensielt hos oss og det er bare de med tjenstlig behov som vil ha tilgang til personopplysninger som lagres hos oss. Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et rettslig grunnlag for slik utlevering. Eksempelvis kan vi dele dine personopplysninger med offentlige myndigheter i den utstrekning det er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser, for å ivareta den daglige driften i Frost Eiendom, eller fordi du har gitt ditt samtykke til det.
Eksempler på når det kan bli aktuelt å dele dine personopplysninger med andre kan være:
• Dersom det er aktuelt å foreta en kredittvurdering i forbindelse med opprettelse
av en leiegaranti i forkant av at vi etablerer et leieforhold.
• Ved depositumoppgjør utleverer vi de opplysninger om deg som er nødvendig for at banken skal kunne foreta oppgjør.
• Ved administrasjon av utleie av parkeringsplasser for vårt søsterselskap.
• I forbindelse med IT -utvikling, -hosting og -support kan vi overførepersonopplysninger til databehandlere. Vi vil i slike tilfeller påse at dine rettigheter er ivaretatt og at beskyttelsesnivået opprettholdes i forbindelse med dataoverføringer. Vi inngår databehandleravtaler med alle virksomheter som behandler personopplysninger på vegne av oss. Våre databehandlere kan ikke behandle dine personopplysninger på annen måte enn slik som er avtalt med oss og beskrevet i denne personvernerklæringen.
Hvor lagres dine personopplysninger?
Personopplysninger som behandles av Frost Eiendom AS lagres på servere i Norge og Europa.
Dine rettigheter
Innsyn i dine personopplysninger:
Du har rett til å kreve innsyn i de personopplysninger vi behandler om deg, inkludert hvor de kommer fra og hva de brukes til. Du har rett til å få vite hvor lenge vi lagrer dine opplysninger
og hvem som mottar opplysninger om deg i den utstrekning vi overfører personopplysninger. Din innsynsrett kan imidlertid være begrenset av lov eller for å beskytte andres privatliv eller av hensyn til vår virksomhet og praksis. Vår markedskunnskap, våre forretningshemmeligheter, våre interne vurderinger og annet materiale kan også bli unntatt fra innsyn.
Korrigering eller sletting av personopplysninger:
Hvis de personopplysninger vi har registrert om deg er feil, ufullstendige eller irrelevante, har du rett til å kreve å få opplysningene korrigert eller slettet. Retten til å få rettet og/eller slettet sine opplysninger er hjemlet i regelverk, og det finnes enkelte unntak fra denne retten. Har du spørsmål om dette kan du ta kontakt med oss.
Rett til begrensning i behandling av personopplysninger:
Du har i visse tilfeller rett til å kreve at vi begrenser behandlingen av dine personopplysninger. Med dette menes at personopplysningene ikke kan brukes til noe, kun lagres. Hvis du har rett til begrenset behandling, vil vi likevel kunne behandle opplysningene dine delvis, enten ved at du samtykker til den enkelte behandling eller med henblikk på at rettskrav skal kunne fastsettes, gjøres gjeldende eller forsvares eller for å beskytte en person eller viktige samfunnsinteresser.
Tilbakekall av samtykke:
Du kan når som helst trekke tilbake et samtykke som du har gitt til at vi behandler dine personopplysninger. Vær oppmerksom på at hvis du trekker tilbake et samtykke kan dette
bety at vi ikke kan tilby deg bestemte tjenester eller produkter, for eksempel fordelsprogrammet Frost Pluss.
Dersom du velger å trekke tilbake ditt samtykke, påvirker det ikke lovligheten av vår behandling av dine personopplysninger basert på det tidligere avgitte samtykket og frem til tidspunktet for tilbakekall av samtykket. Hvis du trekker tilbake ditt samtykke har det derfor først virkning fra tidspunkt for tilbakekall av samtykket.
Kontaktinformasjon og klageadgang:
Dersom du ønsker å gjøre gjeldene slike rettigheter som nevnt ovenfor ber vi om at du kontakte oss i henhold til kontaktinformasjon som angitt under. Vi vil anstrenge oss for å besvare din henvendelse raskt.
Vår kontaktinformasjon er:
Frost Eiendom AS Hornebergvegen 7A
7038 Trondheim
Tlf. 73 96 97 00
E-post: eiendom@frost.no
Vanlig e-post er usikret og ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor til å ikke sende taushetsbelagte eller sensitive opplysninger via e-post.
Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter ikke behandler dine personopplysninger i henhold til gjeldende lovgivning, og din kontakt med vårt personvernombud ikke har gitt et tilfredsstillende resultat, vennligst kontakt vår klageservice på epost: eiendom@frost.no.
Du kan også sende inn en klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.
Endringer
Hvis det skulle skje endringer i våre produkter og tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre endringer i informasjonen som er gitt her. Oppdatert informasjon om slike endringer vil alltid finnes lett tilgjengelig på våre nettsider.